Quand un établissement commence à utiliser le système PLAISIR^©, il procède à l'évaluation PLAISIR^© de tous ses pensionnaires. Cette évaluation doit être réalisée dans la plus courte période de temps possible pour obtenir un portrait des pensionnaires de l'établissement à un moment précis dans le temps.  Cependant, le nombre des infirmières-évaluatrices étant limité, il est évidemment impossible d'évaluer tous les pensionnaires d'un établissement le même jour.  Aussi, la période d'évaluation dans un établissement pourra aller de quelques jours à quelques semaines.  Ceci ne pose pas réellement de problèmes, l'état des pensionnaires des établissements utilisant PLAISIR^© étant relativement stable, on pourra quand même considérer qu'on dispose, au bout du processus, d'une image ponctuelle des besoins des pensionnaires de l'établissement.

Une fois constituée la première image de sa clientèle, l'établissement met à jour celle-ci à la fréquence qui lui convient le mieux.  Différentes considérations peuvent entrer en ligne de compte dans la détermination de cette fréquence, essentiellement des considérations de coûts et bénéfices. Il n'y a donc pas de règle générale quant à la fréquence de mise à jour.  On peut seulement dire qu'au Québec, le choix d'une fréquence est le plus souvent décidé en concertation par tous les établissements d'une région.  La fréquence minimale de mise à jour observée est de une fois par an, la fréquence maximale de quatre fois par an, à l'exception des unités de moyen séjour qui peuvent mettre leur base de données PLAISIR^© à jour chaque mois.

Lors d'une mise à jour, on ne réévalue pas tous les pensionnaires, mais seulement ceux dont l'"état" a changé ou qui ont été admis depuis la dernière mise à jour de la base de données.  On en profite aussi pour enlever de la base de données les dossiers des pensionnaires qui sont partis (transferts, décès).

Les différentes photographies passées de chaque établissement sont bien entendu conservées en mémoire de l'ordinateur, ce qui permet de documenter l'évolution de la clientèle de l'établissement (voir plus loin la rubrique des extrants longitudinaux).