L'outil de base du système PLAISIR^© est le formulaire FRAN^©. Ce formulaire permet de recueillir des données très détaillées sur le pensionnaire: son profil bio-psycho-social et certains services qu'il reçoit et son profil de services infirmiers et d'assistance requis durant les 7 derniers jours. Le formulaire FRAN^© est rempli par une infirmière évaluatrice.  Il n'est pas nécessaire que celle-ci connaisse le pensionnaire.  Pour remplir le FRAN^©, l'infirmière-évaluatrice se réfère:

• au dossier du pensionnaire;
  
  

• à son plan de soins;
   

• au(x) cahier(s) de traitement(s) ou d'analyse(s);
   

• au(x) cahier(s) de technique(s) de l'établissement;
   

• aux standards de soins du système PLAISIR^©;
   

• à toute autre source de référence.

Si le besoin s'en fait sentir, elle interrogera aussi les membres du personnel infirmier en charge du pensionnaire, les autres professionnels, le pensionnaire et sa famille.  Selon la complexité des cas, une évaluatrice peut évaluer de 5 à 12 pensionnaires par jour avec le FRAN^©.

Les formulaires remplis sont envoyés dans un centre de traitement.  Là, les données des FRAN^© sont entrées dans l'ordinateur.  Celui-ci a été programmé pour détecter, à l'entrée, les données manquantes, certaines réponses impossibles, incohérentes ou improbables.  L'ordinateur produit alors un extrant qui est une version compacte mais exhaustive du contenu du FRAN^©. Cette version compacte du FRAN^© est appelée IMPFRAN^©.

Les IMPFRAN^© sont alors soumis à une infirmière-relectrice qui est une spécialiste de la validation des FRAN^©. Celle-ci relit le IMPFRAN^© pour détecter les données manquantes, les erreurs patentes, les données douteuses. Suite à cette relecture, l'infirmière-relectrice contacte par téléphone l'établissement où se trouve le pensionnaire concerné et interroge le(s) soignant(s) ou l'évaluateur pour en arriver à compléter et corriger le IMPFRAN^© du pensionnaire.  Selon la complexité des cas, une infirmière-relectrice peut traiter de 2 à 4 IMPFRAN^© par heure. Cette opération réalisée, le IMPFRAN^© est retourné au préposé à l'entrée des données qui entre alors dans l'ordinateur les corrections et modifications.  Les données sont maintenant prêtes pour traitement en vue de la production des extrants du système PLAISIR^© ou de toute autre exploitation requise par l'un ou l'autre preneur de décision.