6.Verwaltung der Datenbasis
 
Wenn eine Institution das System PLAISIR® einführt, so wird als erstes eine Evaluation PLAISIR® aller Bewohner vorgenommen. Diese Evaluation muß innerhalb eines möglichst kurzen Zeitraums stattfinden, um ein Porträt der Institutionsbewohner zu einem bestimmten Zeitpunkt zu erhalten. Da jedoch die Anzahl der evaluierenden Krankenschwestern begrenzt ist, ist es natürlich unmöglich alle Bewohner einer Institution am gleichen Tag zu evaluieren. Deshalb kann sich die Evaluationszeit in einer Institution über mehrere Tag bis zu mehreren Wochen erstrecken. Das bringt im Großen und Ganzen keine Probleme mit sich, da der Zustand der Bewohner in Institutionen, die PLAISIR® verwenden, ziemlich stabil bleibt. Trotzdem kann man davon ausgehen, daß am Ende des Prozesses eine Momentaufnahme der Bedürfnisse der Bewohner der Institution zur Verfügung steht.

Hat man einmal das erste Bild seiner Bewohner geschaffen, so kann die Institution dieses Bild mit der von ihr gewünschten Häufigkeit aktualisieren. Verschiedene Überlegungen können bei der Bestimmung der Häufigkeit ausschlaggebend sein, vor allem Erwägungen in Bezug auf Kosten und Nutzen. Folglich gibt es keine allgemeine Regel in Bezug auf die Häufigkeit der Aktualisierung. Wir können nur sagen, daß in Québec die Wahl der Häufigkeit meistens von allen Institutionen einer Region gemeinsam beschlossen wird. Die beobachtete minimale Häufigkeit der Aktualisierung ist einmal pro Jahr und die maximale Häufigkeit viermal pro Jahr, mit Ausnahme von Stationen mit mittlerer Verweildauer, die ihre Daten PLAISIR® jeden Monat aktualisieren können.

Bei einer Aktualisierung werden nicht jedesmal alle Bewohner neu evaluiert, sondern nur die, deren "Zustand" sich verändert hat, oder die, die seit der letzten Aktualisierung neu aufgenommen wurden. Gleichzeitig werden auch die nicht mehr anwesenden Bewohner (verlegt, verstorben) aus der Datenbank entfernt.

Die verschiedenen, vergangenen Bilder einer Institution sind natürlich im Computer gespeichert, und man kann dadurch die Entwicklung der Bewohner einer Institution dokumentieren (siehe weiter unten die Rubrik der longitudinalen Outputs).