6.Gestione della banca dei dati
 
Quando una struttura inizia ad utilizzare il sistema PLAISIR© , si deve procedere alla valutazione, mediante il PLAISIR© , di tutti i residenti. Questa valutazione andrebbe portata a termine nel più breve tempo possibile in modo da ottenere un quadro dettagliato dei residenti nella struttura riferito ad un momento preciso del tempo. Tuttavia, essendo il numero degli infermieri-valutatori limitato, risulta di conseguenza impossibile valutare tutti i residenti di una struttura nella medesima giornata. Pertanto, il periodo di valutazione all’interno di una struttura potrà variare da qualche giorno a qualche settimana. Solitamente questo non pone problemi: essendo relativamente stabile lo stato dei residenti per i quali viene compilato il FRAN©, si può convenire che si ottenga un’immagine istantanea completa dei bisogni dei residenti della struttura.

Dopo aver ottenuto l’immagine istantanea iniziale dei residenti, la struttura potrà stabilire con quale frequenza effettuare l’aggiornamento sulla base delle necessità. Considerazioni diverse possono intervenire nel determinare detta frequenza di aggiornamento; si tratta essenzialmente di considerazioni riguardanti i costi e i risultati. Non esiste quindi una regola generale che stabilisce la frequenza degli aggiornamenti. Si può solamente fare presente che in Québec la scelta scaturisce generalmente da un accordo fra tutte le istituzioni residenziali di una regione. La frequenza minima per l’aggiornamento è di una volta all’anno e quella massima di 4 volte all’anno, ad eccezione delle unità di cura di media degenza che possono aggiornare la banca dati PLAISIR© una volta al mese.

Al di fuori degli aggiornamenti, la rivalutazione viene effettuata solamente per i residenti in cui “lo stato” è cambiato o per quelli che sono stati ricoverati in data successiva all’ultimo aggiornamento della banca dati. Allo stesso modo, attraverso la banca dati, si può ottenere anche la documentazione dei residenti che sono usciti (trasferiti, deceduti), anche dopo l’ultimo aggiornamento.

È ovvio che le istantanee dei residenti ottenute in tempi diversi, vengono conservate nella memoria del calcolatore, permettendo così di documentare l’evoluzione dei residenti della struttura (cfr Paragrafo degli Output Longitudinali).