6.Gestión de la base de datos
 
Cuando un establecimiento empieza a servirse del sistema PLAISIR©, procede a la evaluación PLAISIR© de todos sus pensionarios. Esta evaluación debe ser realizada en el más breve periodo de tiempo posible para obtener un retrato de los pensionistas en un momento preciso del tiempo. Sin embargo, el número de enfermeras evaluadoras siendo limitado, es por supuesto imposible evaluar todos los pensionistas el mismo día. Por tanto, el periodo de evaluación en un establecimiento tomará desde algunos días hasta algunas semanas. Eso, en realidad, no plantea problemas, el estado de los pensionistas de los establecimientos que utilizan PLAISIR© siendo relativamente estable, se puede todavía considerar que se dispone, al final del proceso, de una imagen puntual de las necesidades de los pensionistas del establecimiento.

Una vez constituida la primera imagen de la clientela, el establecimiento la actualiza a la frecuencia que más le conviene. Diferentes consideraciones pueden entrar en cuenta para la determinación de esta frecuencia, sobretodo consideraciones de costos y beneficios. No hay entonces ninguna regla general en cuanto a la frecuencia de actualización. Se puede solamente decir que en Quebec, la elección de una frecuencia es la mayor parte del tiempo decidida en concertación por todos los establecimientos de una región. La frecuencia mínima de actualización observada es de una vez al año, la frecuencia máxima, de cuatro veces al año, con excepción de las unidades de estancia de término medio que pueden actualizar su base de datos PLAISIR© cada mes.

En una actualización, no se reevalúan todos los pensionarios, sino únicamente aquellos de quien el « estado » ha cambiado desde la última actualización de la base de datos. Se aprovecha también para sacar de la base de datos las fichas de los pensionistas que se fueron (transferencia, fallecimiento).

Las diferentes fotografías sacadas de cada establecimiento son por supuesto conservadas en la memoria de la computadora, lo que permite documentar la evolución de la clientela del establecimiento (ver la sección de las tablas de resultados longitudinales).